Розпорядження №11 «Про затвердження Порядку ведення претензійно-позовної роботи в Тульчинській районній державній адміністрації та її структурних підрозділах»

Кількість переглядів: 342

Розпорядження

від 27 січня 2022 року № 11

Про затвердження Порядку ведення претензійно-позовної роботи в Тульчинській районній державній адміністрації та її структурних підрозділах

Відповідно до статей 2, 6, 41 Закону України «Про місцеві державні адміністрації»,  Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26 листопада 2008 року №1040, розпорядження Вінницької обласної адміністрації від 05 січня 2022 року №3 «Про затвердження Порядку ведення претензійно-позовної роботи в обласній державній адміністрації та її структурних підрозділах» :

1. Затвердити Порядок ведення претензійно-позовної роботи в Тульчинській районній державній адміністрації та її структурних підрозділах, що додається.
2. Начальнику відділу юридичного забезпечення та супроводу діяльності органів місцевого самоврядування управління правового забезпечення та взаємодії з органами місцевого самоврядування апарату районної державної адміністрації (Клапай К.В.)  довести копію цього розпорядження до керівників самостійних структурних підрозділів зі статусом юридичної особи публічного права. Про проведену роботу поінформувати Департамент правового забезпечення обласної державної адміністрації до 05.02.2022 року. 
3. Контроль за виконанням розпорядження залишаю за собою.

Голова районної державної адміністрації                                      Олександр Гаврилюк

   ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядження голови
районної державної адміністрації
27.01.2022  року № 11

ПОРЯДОК
ведення претензійно-позовної роботи в Тульчинській районній державній адміністрації та її структурних підрозділах   

І. Загальні положення

 1.Порядок ведення претензійно-позовної роботи в районній  державній адміністрації та її структурних підрозділах (далі – Порядок) визначає основні засади організації претензійної та позовної роботи, а також механізм взаємодії структурних підрозділів районної державної адміністрації під час підготовки (складання) процесуальних документів, необхідних для пред’явлення і розгляду претензій та позовів, забезпечення контролю за веденням претензійно-позовної роботи, аналізу та узагальнення результатів претензійно-позовної роботи.

2.Порядок розроблено відповідно до Цивільного кодексу України, Господарського кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Господарського процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26 листопада 2008 року №1040, рекомендацій Міністерства юстиції України від 23 січня 2007 року № 35-14/7 «Про порядок ведення претензійної та позовної роботи на підприємстві, в установі, організації» та інших нормативно-правових актів, які регламентують претензійно-позовну роботу.

3. Дія цього Порядку поширюється на всі правовідносини, що виникають в результаті діяльності районної державної адміністрації,  структурних підрозділів зі статусом юридичної особи публічного права (далі - Структурні підрозділи), що визначена чинним законодавством.  

4. Цей Порядок є обов’язковим для виконання посадовими особами та працівниками районної державної адміністрації, структурних підрозділів, які беруть участь у веденні претензійно-позовної роботи.

5.Претензійно-позовна робота в районній державній адміністрації та її структурних підрозділах повинна сприяти:

1) забезпеченню виконання договірних зобов’язань у всіх сферах діяльності;

2) економії та раціональному використанню матеріальних, трудових, фінансових та інших ресурсів;

3) зниженню непродуктивних витрат та усуненню причин і умов, що їх спричиняють;

4) забезпеченню захисту і відновленню порушених майнових прав та інтересів районної державної адміністрації, що охороняються законом;

5) забезпеченню відповідальності порушників зобов’язань.

4) До претензійної та позовної роботи належать:

1) підготовка, одержання та складання документів, необхідних для пред’явлення і розгляду претензій та позовів;

2) пред’явлення і розгляд претензій та підготовка позовів;

3) підготовка відповідей, відзивів, заперечень, заяв, позовних заяв, скарг та інших процесуальних документів;

4) захист інтересів районної державної адміністрації (структурних підрозділів) під час розгляду спорів у судах;

5) забезпечення контролю за претензійно-позовним провадженням;

6) здійснення організаційно-технічних заходів (реєстрація, облік, зберігання претензійних та позовних матеріалів, справ);

7) вивчення, узагальнення та аналіз результатів претензійно-позовної роботи;

8) підготовка висновків, пропозицій щодо поліпшення претензійно-позовної роботи.

5.Ведення претензійної та позовної роботи в районній державній адміністрації та в Структурних підрозділах районної державної адміністрації не забезпечених юридичною службою покладається на відділ юридичного забезпечення та супроводу діяльності органів місцевого самоврядування управління правового забезпечення та взаємодії з органами місцевого самоврядування апарату районної державної адміністрації. В Структурних підрозділах районної державної адміністрації, забезпечених юридичною службою – на відповідального працівника (відділ, сектор) (далі – Юридична служба).

6.Відділ юридичного забезпечення та супроводу діяльності органів місцевого самоврядування управління правового забезпечення та взаємодії з органами місцевого самоврядування апарату районної державної адміністрації координує, здійснює загальне методичне керівництво та перевіряє ведення претензійної та позовної роботи в структурних підрозділах районної державної адміністрації.   

7.Вимоги відділу юридичного забезпечення та супроводу діяльності органів місцевого самоврядування управління правового забезпечення та взаємодії з органами місцевого самоврядування апарату районної державної адміністрації з питань, пов’язаних з реалізацією Порядку, є обов’язковими до виконання структурними підрозділами районної державної адміністрації. 

ІІ. Організація ведення претензійної роботи.

Порядок пред’явлення претензій

1.Тульчинська районна державна адміністрація, її структурний підрозділ у разі порушення прав та законних інтересів, з метою вжиття заходів для досудового врегулювання спору звертається до порушника прав та інтересів з письмовою претензією.

2.За наявності будь-яких ознак порушення прав та законних інтересів районної державної адміністрації, її структурного підрозділу, структурний підрозділ районної державної адміністрації, (який ініціював необхідність укладання договору та/або до повноважень якого належать питання, що становлять предмет договору (далі – Відповідальний структурний підрозділ), не пізніше трьох робочих днів з дня виявлення такого порушення, в письмовій формі звертається до керівництва районної державної адміністрації (структурного підрозділу районної державної адміністрації) та інформує про вказані порушення.

3.При цьому Відповідальний структурний підрозділ зобов’язаний надати районній державній адміністрації (структурному підрозділу районної державної адміністрації) письмові пропозиції та запропонувати необхідні заходи щодо порушника прав та законних інтересів з метою їх захисту в порядку досудового (претензійного) врегулювання спору, а саме: про виконання порушеного господарського зобов’язання; про сплату штрафних санкцій, процентів, відшкодування збитків; розірвання договору; про повернення (витребування) майна чи коштів; інші вимоги та/або дії щодо захисту прав та інтересів.

4.За наявності письмового рішення (доручення, резолюції, листа) керівництва районної державної адміністрації (структурного підрозділу районної державної адміністрації) про необхідність вжиття заходів досудового (претензійного) врегулювання спору, Відповідальний структурний підрозділ зобов’язаний протягом 3 (трьох) робочих днів з дня прийняття такого рішення, письмово звернутися до Юридичної служби з долученням усіх наявних підтвердних документів та матеріалів, а також обґрунтуванням, необхідним для підготовки претензії:

• належним чином засвідчені копії договорів, контрактів, первинних документів, листування;
• документально підтверджені відомості про повне найменування, поштову адресу, місцезнаходження та код юридичної та/або фізичної особи, підприємства (установи, організації), якому пред’являється претензія;
• документально підтверджені відомості про найменування та номери рахунків боржника, відкритих у банківських установах або органах Державної казначейської служби України, інші необхідні документи.

5. Претензія складається відповідно до вимог законодавства.

6.Відповідальний структурний підрозділ готує проєкт претензії. У разі необхідності Юридична служба надає консультативно-методичну допомогу у підготовці проєкту претензії. Відділ фінансово-господарського забезпечення апарату районної державної адміністрації (бухгалтерський відділ структурного підрозділу районної  державної адміністрації) (далі – Бухгалтерська служба) бере участь у розгляді проєкту претензії, з наданням відповідних пропозицій та/або зауважень, у частині визначення суми претензії та її розрахунку або іншого фінансового обґрунтування.

7.Претензія візується безпосереднім виконавцем, керівником Відповідального структурного підрозділу, Юридичною службою, керівником структурного підрозділу, який приймав участь у підготовці проєкту претензії, та підписується головою районної державної адміністрації (начальником структурного підрозділу районної державної адміністрації).

8.Після реєстрації претензія та документи, що додаються до неї, надсилаються адресатові рекомендованим або цінним листом чи вручається під розписку. Копія претензії після реєстрації обов’язково передається до Юридичного відділу.

9.Юридичний відділ після реєстрації претензії обліковує її в журналі обліку претензій, пред’явлених районною державною адміністрацією (структурним підрозділом районної державної адміністрації), за формою згідно з додатком 1.

10.Відповідальний структурний підрозділ здійснює контроль за своєчасним надходженням відповіді від порушника, якому була пред’явлена претензія.

11.Якщо претензія в місячний строк (якщо інший строк не визначено законодавством), який обчислюється з дня її одержання порушником, безпідставно відхилена або залишена без відповіді, Відповідальний структурний підрозділ готує обґрунтований письмовий висновок щодо безпідставності цього відхилення або залишення без відповіді та протягом 3 (трьох) робочих днів передає претензійні матеріали до Юридичної служби  для підготовки позову.

12.У випадку перерахування порушником грошових сум або вжиття інших заходів відповідно до претензії Відповідальний структурний підрозділ та/або Бухгалтерська служба невідкладно повідомляють про це Юридичну службу.

13.Про результати розгляду претензії Юридична служба здійснює відповідний запис у журналі обліку претензій, пред’явлених районною державною адміністрацією (структурним підрозділом районної державної адміністрації).

14.У Відповідальному структурному підрозділі на кожну претензію оформляється окрема претензійна справа, в яку підшиваються всі матеріали щодо розгляду претензії. Після завершення розгляду претензії на зворотному боці лицьового аркуша справи здійснюється опис наявних у ній документів у тій послідовності, в якій вони надходили.

III. Порядок розгляду претензій

1.Претензія, яка надійшла до районної державної адміністрації (структурного підрозділу районної державної адміністрації) розглядається Відповідальним структурним підрозділом за участю Юридичної та Бухгалтерської служб.

2.Юридична служба обліковує претензію в журналі обліку претензій, пред’явлених до районної державної адміністрації (структурного підрозділу районної державної адміністрації), згідно з додатком 2.

3.Претензія підлягає розгляду в місячний строк (якщо інший строк не визначено законодавством), який обчислюється з дня її одержання та в порядку, визначеному законодавством.

4.При перевірці претензії з’ясовуються такі обставини:

• наявність всіх документів, що підтверджують обґрунтованість претензії;
• правильність складання розрахунку;
• наявність правових підстав для визнання або відхилення претензії.

5.Якщо до претензії не додано всі документи, необхідні для її розгляду, вони витребовуються в заявника із зазначенням строку їх подання, який не може бути менше 5 (п’яти) днів з дня одержання, не враховуючи часу поштового обігу. Якщо у встановлений строк документи не одержані, претензія розглядається за наявними документами.

6.За результатом розгляду претензії Відповідальний структурний підрозділ за участю Юридичної служби готує проєкт відповіді про відхилення або визнання претензії.

7.У відповіді про відхилення претензії зазначаються мотиви, з яких претензія відхиляється, з посиланням на акти законодавства. У разі необхідності до нього додаються документи, що спростовують вимоги претензії.

8.У відповіді про визнання претензії зазначаються вимоги, які визнаються, а також строки та спосіб їх задоволення.

9.Відповідь на претензію складається відповідно до вимог законодавства.

10.Відповідь на претензію візується безпосереднім виконавцем, керівником Відповідального структурного підрозділу, Бухгалтерською службою, Юридичною службою, керівником структурного підрозділу, який приймав участь у підготовці проєкту відповіді на претензію, та підписується головою районної державної адміністрації (начальником структурного підрозділу районної державної адміністрації).

11.Відповідь на претензію надсилається рекомендованим або цінним листом чи вручається під розписку. Копія відповіді на претензію після реєстрації обов’язково передається до Юридичної служби.

12.Про перерахування заявнику грошових сум або вжиття інших заходів відповідно до претензії Відповідальний структурний підрозділ та Бухгалтерська служба невідкладно повідомляють Юридичну службу.

13.Результати розгляду претензії Юридичною службою вносяться до журналу обліку претензій, що надійшли до районної державної адміністрації (структурного підрозділу районної державної адміністрації).

14. Залишення претензії без відповіді не допускається.

15. Відповідальний структурний підрозділ здійснює контроль за своєчасним наданням відповіді на претензію.

 16.Претензія з усіма копіями документів, копією відповіді та доказами її відправлення (поштова квитанція або розписка про вручення) підшивається в окрему претензійну справу, яка формується та зберігається у Відповідальному структурному підрозділі. Після завершення розгляду претензії на зворотному боці лицьового аркуша справи здійснюється опис наявних у ній документів у тій послідовності, в якій вони надходили.

IV. Організація ведення позовної роботи.

Загальні засади здійснення позовної роботи

1.Позовна робота, зокрема підготовка матеріалів для подання позовів, апеляційних та касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими або виключними обставинами, відзивів, пояснень, відповіді на відзив, заперечення, інших документів процесуального характеру, а також здійснення в установленому порядку самопредставництва (представництва) інтересів районної державної адміністрації (структурного підрозділу районної державної адміністрації), зокрема як суб’єкта владних повноважень, у судах здійснюється Юридичною службою.

2.Підставою здійснення в установленому порядку самопредставництва (представництва) інтересів районної державної адміністрації (структурного підрозділу районної державної адміністрації), зокрема як суб’єкта владних повноважень, є посадова інструкція працівника, Положення про юридичну службу, витяг з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань, довіреність, інші документи, які відповідно до законодавства дають право здійснювати самопредставництво (представництво) інтересів.

3.Працівники Юридичної служби, які забезпечують здійснення в установленому порядку самопредставництво (представництво) інтересів районної державної адміністрації (структурного підрозділу районної державної адміністрації), зокрема як суб’єкта владних повноважень, у судах, зобов’язані:

• сумлінно забезпечувати захист прав та інтересів районної державної  адміністрації (структурного підрозділу районої державної адміністрації) у судах;
• використовувати повноваження з метою досягнення найбільш позитивного для районної державної адміністрації (структурного підрозділу районної державної адміністрації) результату;
• вживати заходи, спрямовані на своєчасне і повне виконання вимог суду;
• невідкладно повідомляти голову районної державної адміністрації (керівника структурного підрозділу районної державної адміністрації)  про наявність перешкод належному виконанню представницьких функцій тощо.

4.В разі потреби працівники відділу юридичного забезпечення та супроводу діяльності органів місцевого самоврядування управління правового забезпечення та взаємодії з органами місцевого самоврядування апарату районної державної адміністрації можуть здійснювати в судах самопредставництво (представництво) інтересів структурних підрозділів районної державної адміністрації, забезпечених Юридичною службою.

5.Юридична служба під час підготовки документів процесуального характеру, а також здійснення в установленому порядку самопредставництва (представництва) інтересів районної державної адміністрації (структурного підрозділу районної державної адміністрації), зокрема як суб’єкта владних повноважень, у судах має право одержувати в установленому порядку для виконання покладених на неї завдань необхідні документи, інформацію, довідки, розрахунки, інші матеріали від структурних підрозділів районної державної адміністрації та її апарату до повноважень яких належить спірне питання.

З метою забезпечення своєчасного виконання завдань, які потребують оперативного вжиття заходів, структурні підрозділи районної державної адміністрації зобов’язані невідкладно подавати необхідні матеріали на вимогу Юридичної служби.

6.Позовні матеріали районної державної адміністрації (структурного підрозділу районної державної адміністрації) та ті, що надійшли до неї, зберігаються в окремих папках. 

V. Підстави, порядок підготовки та пред’явлення позовних заяв, апеляційних та касаційних скарг

1.Позов пред’являється у випадку порушення прав та  законних  інтересів районної державної  адміністрації (структурного підрозділу районної державної адміністрації).

2.Юридична служба зобов’язана своєчасно надати правову оцінку позовним документам, зокрема, переданим їй Відповідальним структурним підрозділом щодо їх обґрунтованості та законності.

Юридична служба у процесі підготовки позовної заяви має право вимагати від Відповідального структурного підрозділу додаткові матеріали, які підтверджують позовні вимоги. Якщо переданих документів виявляється недостатньо або вони неправильно оформлені, Юридична служба встановлює строк для усунення недоліків.

У разі ненадання у встановлений строк Відповідальним структурним підрозділом необхідних документів, Юридична служба інформує про це голову районної державної  адміністрації (керівника структурного підрозділу районної державної адміністрації) для вжиття відповідних заходів.

3.Висновок про юридичну перспективу спору повинен визначатися після об’єктивного аналізу з передбаченням наслідків судового розгляду з урахуванням недоліків у позиції та найбільш ґрунтовних аргументів протилежної сторони.

4.Встановивши наявність правової позиції в конкретному спорі, Юридична служба готує проєкт позовної заяви, в якій викладається зміст вимог районної державної адміністрації (структурного підрозділу районної державної адміністрації), вказуються фактичні обставини, що лежать в основі доказування.

5.Позовна заява оформлюється відповідно до вимог процесуального законодавства.

6.Позовна заява візується безпосередньо виконавцем, начальником Юридичної служби та підписується Головою районної державної адміністрації (начальником структурного підрозділу районної державної адміністрації).

7.Юридична служба звертається до Бухгалтерської служби  щодо необхідності сплати судового збору за подання позовної заяви та в інших випадках, передбачених законодавством.

8.Сплата судового збору проводиться Бухгалтерською службою у строк, визначений Юридичною службою у зверненні, з додержанням вимог законодавства щодо сплати та підтвердження сплати судового збору.

9.Позовна заява, оформлена відповідно до вимог процесуального законодавства, з доданням усіх необхідних доказів, реєструється у порядку, визначеному Інструкцією з діловодства в районній державній адміністрації та обліковуються Юридичною службою в журналі обліку позовних заяв, апеляційних та касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими або виключними обставинами, поданих районною державною адміністрацією (структурним підрозділом районної державної адміністрації), за формою згідно з додатком 3.

10.Позовна заява надсилається до суду (у випадках, визначених процесуальним законодавством, іншим учасникам процесу) рекомендованим листом або здається до канцелярії суду.

11.Після одержання ухвали суду про відкриття провадження у справі Юридична служба забезпечує виконання вимог цієї ухвали у строки, визначені судом.

12.Юридичною службою здійснюється аналіз судових рішень, за результатом якого приймається рішення про:

• доцільність/недоцільність оскарження судового рішення з урахуванням висновків щодо застосування норм права, викладених у постановах Верховного Суду;
• подання до суду в порядку, визначеному процесуальним законодавством, відповідних процесуальних документів, необхідних для оскарження або перегляду, або роз’яснення судового рішення;
• необхідність звернення до суду з метою отримання виконавчих документів;
• проведення інших необхідних для захисту інтересів заходів.

13.Юридичною службою здійснюється аналіз судових рішень, за результатом якого у разі недоцільності оскарження такого рішення, зокрема з урахуванням висновків щодо застосування норм права, викладених у постановах Верховного Суду, готується Висновок про недоцільність оскарження з обов’язковим обґрунтуванням, яка подається на розгляд Голови районної державної адміністрації (начальника структурного підрозділу районної державної адміністрації).

У разі прийняття Головою районної державної адміністрації (начальником структурного підрозділу районної державної адміністрації) рішення про недоцільність оскарження судового рішення, Висновок із відповідною резолюцією долучається до матеріалів судової справи.

14.У разі оскарження судових рішень Юридичною службою готуються апеляційні та касаційні скарги в порядку, передбаченому пунктами 6, 8 та 9 цього розділу Порядку.

Апеляційні та касаційні скарги, а також заяви про перегляд судових рішень за нововиявленими або виключними обставинами, подаються в строки та в порядку, передбаченому процесуальним законодавством України. При цьому працівник юридичної служби – виконавець відповідного процесуального документа – є відповідальним за дотримання процесуальних строків, визначених законодавством. 

VI. Порядок підготовки відзиву, пояснення, відповіді на відзив, заперечення та інших документів процесуального характеру

 1.Позовна заява, яка надійшла до районної державної адміністрації (структурного підрозділу районної державної адміністрації) для участі у справі у процесуальному статусі відповідача або третьої особи, обліковується Юридичною службою в журналі обліку позовних заяв, апеляційних та касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими або виключними обставинами, що надійшли до районної державної адміністрації (структурного підрозділу районної державної адміністрації) за формою згідно з додатком 4.

2.Юридична служба вивчає вимоги, викладені в позовній заяві, аналізує їх та, у разі необхідності, направляє позовну заяву до відповідного структурного підрозділу, який у строк, що не перевищує 7 (сім) робочих днів з дати отримання зазначених документів, зобов’язаний надати висновок та необхідні документи по суті позовних вимог.

3.Підготовка, реєстрація та направлення відзивів, пояснень, відповідей на відзиви, заперечення, клопотання, відзивів на апеляційні та касаційні скарги здійснюється у порядку, передбаченому пунктами 9, 10 розділу V та пунктом 1 розділу VI Порядку з урахуванням таких особливостей. Вказані процесуальні документи підписуються безпосередньо представником юридичної служби.

Заяви щодо зменшення позовних вимог, відкликання або відмови від позову, визнання позову повністю або частково, укладення мирової угоди підписуються лише Головою районної державної адміністрації (начальником структурного підрозділу районної державної адміністрації). 

VII. Аналіз претензійної та позовної роботи

1.Юридична служба аналізує стан претензійної і позовної роботи в районній державній адміністрації (структурному підрозділі районної державної  адміністрації) за півріччя, рік.

При здійсненні аналізу стану претензійної і позовної роботи Юридична служба використовує дані облікових журналів та відомості, що надаються Відповідальним структурним підрозділом.

2.Результати аналізу Юридичною службою викладаються письмово з цифровими даними.

3.Аналіз здійснюється з урахуванням таких критеріїв:

• за категоріями позовів (претензій);
• за результатами розгляду відповідних категорій позовів (претензій);
• за кількісними показниками позовів (претензій);
• за ціною позову (сумою претензії).

За результатами аналізу претензійної та позовної роботи у разі необхідності Юридичною службою вносяться пропозиції щодо вжиття конкретних заходів та здійснення організаційних заходів для удосконалення претензійно-позовної роботи, запобігання непродуктивним витратам та збиткам, відшкодування шкоди, заподіяної районній державній адміністрації та її структурним підрозділам за рахунок винних осіб. 

VIII. Відповідальність за ведення претензійної та позовної роботи

1.Відповідальність за ведення претензійної роботи в частині вчасного виявлення порушення договірних зобов’язань, дотримання строків пред’явлення претензій, а також за здійснення належного контролю за своєчасним надходженням відповіді від контрагента-порушника, якому була пред’явлена претензія, покладається на Відповідальний структурний підрозділ.

2.Відповідальність за правильність нарахування штрафних санкцій, у разі неналежного виконання порушником договірних зобов’язань, покладається на Бухгалтерську службу.

3.Відповідальність за ведення претензійної роботи в частині відповідності претензії вимогам законодавства покладається на Юридичну службу.

4.Відповідальність за ведення позовної роботи покладається на Юридичну службу.

5.Недотримання порядку ведення претензійної та позовної роботи, встановленого Порядком, тягне за собою відповідальність, передбачену чинним законодавством.

___________________________________________

« повернутися до всіх документів