Наказ №20 «Про затвердження Положення про архівний відділ Тульчинської районної військової адміністрації Вінницької області»

Кількість переглядів: 96

НАКАЗ

від 22 лютого 2024 року № 20

Про затвердження Положення про архівний відділ Тульчинської районної військової адміністрації  Вінницької області

Відповідно до статті 44 Закону України ,,Про місцеві державні адміністрації”,  постанови Кабінету Міністрів України від 12.03.2015 №179 ,,Про упорядкування структури апарату центральних органів виконавчої влади, їх територіальних підрозділів та місцевих державних адміністрацій”, Типового положення про структурний підрозділ місцевої державної адміністрації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26.09.2012 № 887:

        1. Затвердити Положення про архівний відділ Тульчинської районної військової адміністрації Вінницької області, що додається.

        2. Визнати таким, що втратило чинність, розпорядження голови районної державної адміністрації від 10 березня 2021 року № 22 «Про затвердження Положення про архівний відділ Тульчинської районної державної адміністрації Вінницької області».

        3. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Начальник районної військової адміністрації                                     Олександр ГАВРИЛЮК

Затверджено

Наказ начальника районної військової адміністрації
від 20.02.2024 року №20

ПОЛОЖЕННЯ 
про архівний відділ Тульчинської районної військової адміністрації Вінницької області

1. Загальні положення

1.1. Архівний відділ районної військової адміністрації (далі - архівний відділ) є структурним підрозділом районної військової адміністрації, утворюється начальником районної військової адміністрації, входить до її складу і в межах району забезпечує реалізацію державної політики в сфері архівної справи і діловодства.

1.2. Архівний відділ підпорядкований начальнику районної військової адміністрації, а також підзвітний і підконтрольний державному архіву області.

1.3. Структурний підрозділ у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юстиції України, Укрдержархіву, Державного архіву Вінницької області, інших центральних органів виконавчої влади, наказами начальника районної військової адміністрації, а також положенням про архівний відділ.

1.4. До складу архівного відділу входять відокремлені підрозділи в селищах міського типу Крижопіль, Піщанка, Томашпіль.

2. Основні завдання

Основними завданнями Архівного відділу є:

реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства, здійснення управління архівною справою і діловодством на території району;

координація діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, зокрема приватних архівних установ, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права (приватні архіви), у питаннях архівної справи і діловодства;

внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться;

здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

3. Функції

Архівний відділ вiдповiдно до покладених на нього завдань здійснює:

1) організацію виконання Конституції і законів України, актів Президента України, КМ України, наказів Міністерства юстиції України, Укрдержархіву, інших центральних органів виконавчої влади з питань архівної справи і діловодства та контроль за їх реалізацією;

2) складання і за погодженням з державним архівом області подання для затвердження в установленому порядку пропозицій до проектів державних цільових програм, затвердження планів розвитку архівної справи в районі, забезпечення їх виконання;

3) державний контроль за дотриманням установами, підприємствами та організаціями правил, норм, стандартів у питаннях архівної справи і діловодства;

4) внесення пропозицій до зведеного бюджетного запиту районної військової адміністрації на відповідний рік;

5) розробку проектів наказів начальника районної військової адміністрації, рішень сесій районної ради з питань реалізації галузевих повноважень;

6) розгляд у встановленому законодавством порядку звернень громадян;

7) забезпечення зберігання, обліку і охорони документів Національного архівного фонду з різними носіями інформації, переданих відділу державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності та об’єднаннями громадян, громадськими спілками, які діють (діяли) на території району; документів особового походження; друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інформаційної роботи; облікових документів і довідкового апарату до них;

8) організацію роботи, пов’язаної з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього незалежно від місця зберігання і форми власності на них;

9) проведення в установленому порядку обліку, обстеження та аналізу діяльності архівних установ, які створені на території району, незалежно від форми власності та підпорядкування;

10) інформування державного архіву області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання;

11) ведення обліку юридичних осіб та фізичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду та юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу районної військової адміністрації, на підставі затверджених списків;

12) подання на затвердження державному архіву області списків джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування відділу;

13) перевіряння роботи архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, зокрема об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових та позапланових перевірок, надання зазначеним підрозділам і службам методичної допомоги в організації діловодства та зберіганні документів;

14) надання консультаційно-методичної допомоги в організації діяльності архівних установ (підрозділів) міських, селищних і сільських рад (ОТГ) для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території, та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (трудових архівів);

15) ведення зведеного обліку архівних документів, що зберігають державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації району, подання належних відомостей про ці документи державному архіву області;

16) передавання державному архіву області у визначені ним строки документів та довідкового апарату до них для постійного зберігання;

17) створення і вдосконалення довідкового апарату до документів Національного архівного фонду;

18) надання архівних довідок, копій документів та іншим шляхом задоволення запитів фізичних і юридичних осіб;

19) заходи щодо запобігання і протидії корупції;

20) забезпечення доступу до публічної інформації, розпорядником якої він є;

22) у межах своїх повноважень дотримання вимог законодавства з охорони праці, пожежної безпеки;

31) захист персональних даних;

32) інші передбачені законом повноваження.

4. Права

Архівний відділ для здійснення повноважень та виконання завдань, що визначені, має право:

1) одержувати в установленому законодавством порядку від інших структурних підрозділів районної військової адміністрації, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та їх посадових осіб інформацію, документи і матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань;

2) залучати до виконання окремих робіт, участі у вивченні окремих питань спеціалістів, фахівців інших структурних підрозділів районної військової адміністрації, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками), представників громадських об’єднань (за згодою);

3) вносити в установленому порядку пропозиції щодо удосконалення роботи районної військової адміністрації у галузі архівної справи і діловодства;

4) користуватись в установленому порядку інформаційними базами органів виконавчої влади, системами зв’язку і комунікацій, мережами спеціального зв’язку та іншими технічними засобами;

5) скликати в установленому порядку наради, проводити семінари та конференції з питань, що належать до компетенції Архівного відділу.

6) вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити відчуження, вивезення за межі України архівних документів, проведення експертизи цінності таких документів;

7) отримувати в установленому порядку документи юридичних осіб з метою виявлення документів, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду, крім тих, що містять інформацію з обмеженим доступом;

8) проводити планові та позапланові перевірки архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, а також трудових, приватних архівів з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;

9) звертатися до суду з позовом про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи;

8) порушувати в установленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду;

9) порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами  Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі;

10) установлювати ціни на роботи і послуги, що виконуються архівним відділом;

11) відвідувати архівні підрозділи і служби діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об’єднань громадян, громадських спілок з правом доступу до їх документів, за винятком тих, що згідно із законодавством спеціально охороняються.

5. Взаємодія з іншими суб’єктами

Архівний відділ в установленому законодавством порядку та у межах повноважень взаємодіє з іншими структурними підрозділами, апаратом районної військової адміністрації, органами місцевого самоврядування, територіальними органами міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, а також підприємствами, установами та організаціями з метою створення умов для провадження послідовної та узгодженої діяльності щодо строків, періодичності одержання і передачі інформації, необхідної для належного виконання покладених на нього завдань та здійснення запланованих заходів.

6. Керівництво

Архівний відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади начальником районної військової адміністрації згідно із законодавством про державну службу за погодженням з обласною військовою адміністрацією у встановленому законодавством порядку.

Начальник архівного відділу:

1) здійснює керівництво Архівним відділом, несе персональну відповідальність за організацію та результати його діяльності, сприяє створенню належних умов праці у підрозділі;

2) подає на затвердження начальнику районної військової адміністрації положення про Архівний відділ;

3) затверджує посадові інструкції працівників Архівного відділу та розподіляє обов’язки між ними;

4) планує роботу Архівного відділу, вносить пропозиції щодо формування планів роботи районної військової адміністрації;

5) вживає заходів до удосконалення організації та підвищення ефективності роботи Архівного відділу;

6) звітує перед начальником районної військової адміністрації про виконання покладених на структурний підрозділ завдань та затверджених планів роботи;

7) може входити до складу колегії районної військової адміністрації;

8) вносить пропозиції щодо розгляду на засіданнях колегії питань, що належать до компетенції Архівного відділу, та розробляє проекти відповідних рішень;

9) може брати участь у засіданнях органів місцевого самоврядування;

10) представляє інтереси Архівного відділу у взаємовідносинах з іншими структурними підрозділами районної військової адміністрації, державним архівом області, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями - за дорученням керівництва відповідної місцевої військової адміністрації;

11) подає начальнику районної військової адміністрації пропозиції щодо:

призначення на посаду та звільнення з посади у порядку, передбаченому законодавством про державну службу, державних службовців структурного підрозділу, присвоєння їм рангів державних службовців, їх заохочення та притягнення до дисциплінарної відповідальності;

прийняття на роботу та звільнення з роботи у порядку, передбаченому законодавством про працю, працівників структурного підрозділу, які не є державними службовцями, їх заохочення та притягнення до дисциплінарної відповідальності;

12) проводить особистий прийом громадян з питань, що належать до повноважень Архівного відділу;

13) забезпечує дотримання працівниками Архівного відділу правил внутрішнього трудового розпорядку та виконавської дисципліни;

14) здійснює інші повноваження, визначені законом.

На час відсутності начальника архівного відділу його обов’язки виконує працівник архівного відділу, визначений наказом начальника районної військової адміністрації.

7. Експертна комісія

Архівний відділ для проведення експертизи цінності документів утворює експертну комісію відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004 «Про проведення експертизи цінності документів».

Положення про експертну комісію та її склад затверджує начальник районної військової адміністрації відповідно до Типового положення про експертну комісію архівного відділу районної державної адміністрації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19.06.2013 № 1226/5 «Про затвердження Типового положення про експертну комісію архівного відділу районної, районної у м.м. Києві і Севастополі державної адміністрації, міської ради».

8. Головний офіс та відокремлені підрозділи

1) Головний офіс Архівного відділу знаходиться у м. Тульчині.

2) Архівний відділ має 3 відокремлених підрозділи.

Відокремлений підрозділ:

- забезпечує зберігання, облік і охорону документів НАФ на різних носіях інформації, переданих йому органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, які діяли або діють на території, що входить до складу відповідних місцевих рад (ОТГ), а саме:

Крижопільський – Крижопільська селищна; Городківська сільська;

Піщанський – Піщанська селищна; Студенянська сільська;

Томашпільський – Томашпільська селищна; Вапнярська селищна;

- виконує запити фізичних і юридичних осіб;

- перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій на відповідній території незалежно від форми власності;

- створює і вдосконалює довідковий апарат до документів НАФ;

- здійснює інші повноваження, визначені законом за дорученням начальника архівного відділу.

3) Діяльність відокремленого підрозділу забезпечує структурний підрозділ або працівник, визначений структурою і (або) штатним розписом архівного відділу.

9. Прикінцеві положення

Граничну чисельність, фонд оплати праці працівників Архівного відділу визначає начальник районної військової адміністрації у межах відповідних бюджетних призначень.

Штатний розпис та кошторис Архівного відділу затверджує начальник районної військової адміністрації за пропозицією його начальника відповідно до Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2002 р. № 228 (Офіційний вісник України, 2002 р., № 9, ст. 414).

Архівний відділ не є юридичною особою публічного права, не має самостійного балансу, рахунків в органах Казначейства, печатки із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням, власних бланків.

Архівні довідки, витяги та копії виготовляються на фірмовому бланку районної військової адміністрації, за підписом начальника районної військової адміністрації та з використанням печатки із зображенням Державного Герба України.

Начальник районної військової адміністрації                                                    Олександр ГАВРИЛЮК

« повернутися до всіх документів